Potrafisz robić wiele rzeczy na raz? Ogarniasz równocześnie kilkanaście tematów? Mam dla Ciebie złe wieści.
Od 1965 żyjemy w świecie, który pędzi tak szybko , że dogonić go mogą tylko osoby potrafiące wykonywać równocześnie wiele zadań. Multitaskerzy to herosi współczesności. Mityczne stwory, które potrafią podczas biznesowego spotkania odpowiadać na maile i posty, rozmawiać przez telefon, poprawiać budżet i akceptować wpisy do Social Mediów. Szczycą się swoją organizacją pracy, tym, że działają jak komputery. Superkomputery z wieloma rdzeniami. Jest tylko jeden problem, Multitaskerzy są tak samo realni jak Herosi Universum Marvela.
TAKA SYTUACJA
Godzina 11:00, nowoczesny biurowiec, sala konferencyjna, duży konferencyjny stół. A za stołem on – CEO. Uścisk dłoni, przywitanie i szybkie przejście do konkretów. Ty zaczynasz mówić, a on – CEO – rozsiada się wygodnie za ekranem swojego laptopa. Mówisz, a on – CEO – w tym czasie sprawdza wyniki ostatnich działań SEO w Google Analytics, przegląda skrzynkę w poszukiwaniu nowych leadów, odpowiada na wiadomości w Messengerze. CEO nie może marnować czasu, podczas gdy Ty mówisz on wykona mnóstwo ważnych czynności by być do przodu. Jest skupiony i skoncentrowany. Dzwoni telefon – „to ważne, zajmie mi to tylko chwilę” – przestajesz prezentować. Przygotowywałeś się do tego spotkania kilka godzin, jechałeś drugie tyle, właściwie nie jechałeś – stałeś w korkach.
Teraz możesz odetchnąć, zreasumować w myślach to co już powiedziałeś i przygotować się do pointy. Skończył, ale jeszcze nie teraz, musi szybko zadzwonić. Rozmawia nie odrywając wzroku od ekranu, „tak”, „nie”, bardzo konkretnie, każda sekunda jest ważna, trzeba przeć na przód. Skończył. Pytasz go – CEO – czy możesz kontynuować, po chwili potwierdza. Wiesz, że jesteś już blisko żeby go przekonać, żeby jednak skorzystał z Twoich usług, tak bardzo mu przecież potrzebnych!
Wchodzi sekretarka i anonsuje kolejne spotkanie – kolejny kontrahent już czeka na swoją szansę. CEO wstaje, ściska Ci rękę, dziękuję za świetne spotkanie i od razu wita się z Twoim konkurentem. Siada i wraca wzorkiem do ekranu laptopa. Nowy siada na Twoim miejscu i zaczyna mówić. Ty zasadniczo możesz już wyjść i tak nikt na Ciebie nie zwraca uwagi.
BYĆ MULTITASKEREM
„Nie lubię jak ktoś nie odbiera telefonu kiedy ja dzwonię, więc ja zawsze odbieram jak ktoś dzwoni do mnie”. „Na szkoleniu zawsze są nudniejsze fragmenty, albo jest mowa o tym co już wiem, więc jest to dobry czas by odpisać pracownikom na maile”. „Nie mogę się całkowicie wyłączyć i skupić tylko na zadaniu, bo ktoś może mnie potrzebować w tym czasie: szef, klient, pracownik”. „Kiedy pracuję nad ważnym mailem, mam tak, że nie wiem co napisać, muszę się zastanowić, w tym czasie dobrze jest się oderwać i na przykład sprawdzić co się dzieje na Facebook’u albo w serwisach informacyjnych”. „Mój telefon cały czas wysyła mi jakieś przypomnienia: SMS, Messenger, e-mail, trello, więc tylko sprawdzam czy to coś pilnego i pracuję dalej skupiając się na zadaniu”. To tylko kilka cytatów z ostatniego miesiąca pracy z Klientami.
Bycie multitaskerem jawi się współczesnemu przedsiębiorcy jako coś absolutnie naturalnego i koniecznego w pędzącym coraz szybciej świecie. „Kto się nie dostosuje ten ginie”. Sami będąc wielozadaniowcami szukają do pracy wielozadaniowców. W biurach takich przedsiębiorców zawsze widać ten pęd. Rozdzwonione telefony, skupione twarze, mnóstwo szumu i migających powiadomień. Nawet rozmowy przy kawie są wielowątkowe jakby symultaniczne, poruszające w jednej chwili wszystkie możliwe tematy.
IBM 1965
W 1965 roku IBM wprowadził pojęcie wielozadaniowości próbując w ten sposób opisać właściwość swojego komputera – wiele zadań w tym samym czasie. Od tamtej pory pojęcie upowszechniło się poza domeną IT. W szczególności przyjęło się w wielkich firmach i korporacjach, które z upodobaniem zaczęły takiej cechy oczekiwać od kandydatów na pracowników. O ile w przypadku komputerów (procesorów wielordzeniowych) można z pewną dozą wątpliwości mówić o przetwarzaniu równoległym, o tyle w przypadku ludzi (mózgów ludzkich) mamy do czynienia z zupełnie innym procesem – przełączania (switch) pomiędzy zadaniami.
MÓZG
I właśnie to przełączanie pomiędzy zadaniami mylnie określane jest wielozadaniowością. Nasze mózgi w jednej chwili potrafią się skupić na jednej rzeczy. Jeśli piszę maila i rozmawiam przez telefon to znaczy, że mój mózg przerzuca co chwilę uwagę raz na maila a raz na rozmowę telefoniczną. Efektem jest większe obciążenie mózgu (zmęczenie) oraz większa ilość błędów. Te dwa czynniki, w niektórych przypadkach mogą doprowadzić do sytuacji, w której suma czasu pisania maila oraz rozmowy telefonicznej wykonywanych osobno będzie większa niż w przypadku kiedy będą te czynności wykonywane „równocześnie”. Aczkolwiek wcale nie jest to takie pewne. Bardzo często w naszej praktyce doradczo-szkoleniowej spotykamy się z Klientami, którzy z uporem godnej lepszej sprawy, dowodzą, iż w ich przypadku wielozadaniowość działa i ma się bardzo dobrze. Są skłonni uwierzyć w to, że innym się to nie udaje, ale im właśnie wychodzi to bardzo dobrze, a nawet jest determinantą ich sukcesu biznesowego.
EFEKT STROOPA
Samo tłumaczenie i podawanie faktów niewiele tu zmienia. Ciągle słyszymy, że „ja mam inaczej, ja daję radę”. W takiej sytuacji sięgamy po stary, wysłużony Efekt Stroopa. John Ridley Stroop, w 1935 roku przeprowadził eksperyment obrazujący różnice indywidualne w czasach reakcji na wykonanie zadania. Właściwie dwóch zadań, które wykonywane są „równocześnie”. Wielokrotnie replikowany eksperyment wszedł do kanonu studiów psychologicznych i zaznajamiają się z nim już studenci pierwszego roku. W nieco zmodyfikowanej i bardzo uproszczonej wersji wykorzystujemy go więc na szkoleniach.
Uczestnicy łączą się w pary. Jedna osoba wykonuje zadania podczas gdy druga liczy czas (stoperem) oraz ilość błędów. Pierwsze zadanie polega na nazwaniu kolorów prostokątów. Są tylko 4 kolory i 49 prostokątów. Drugie zadanie polega na przeczytaniu wyrazów określających kolory, i znów mamy 4 różne nazwy kolorów i 49 wyrazów. Trzecie zadanie polega, podobnie jak w przypadku zadania numer jeden, na nazwaniu kolorów. Z tym że tym razem chodzi o nazwanie kolorów atramentu jakim wydrukowane są wyrazy określające nazwy innych kolorów. Przykładowo niebieskim atramentem wydrukowany jest wyraz „czerwony”. Poprawną odpowiedzią jest więc słowo „niebieski”. W tym przypadku również mamy do czynienia z 4 różnymi kolorami i 49 wyrazami.
Pierwsze i drugie zadanie przebiega zazwyczaj gładko. Niska ilość pomyłek, bardzo krótkie czasy wykonania zadania. Choć w pierwszym zadaniu jest odrobinkę trudniej niż w drugim. Prawdopodobnie dlatego, że w prawdziwym (pozaszkoleniowym) życiu częściej przychodzi nam czytać wyrazy niż nazywać kolorowe prostokąty. Problemy zaczynają się przy trzecim zadaniu. Po jego wykonaniu wszyscy Uczestnicy zgodnie twierdzą, że było najtrudniejsze, że najbardziej się przy nim namęczyli (czują się fizycznie zmęczeni), że w tym zadaniu rozpraszał ich szum panujący w sali (inni Uczestnicy wykonujący zadania), choć przy dwóch pierwszych im nie przeszkadzał.
Ale szok następuje dopiero jak analizujemy wyniki.
Czas wykonania trzeciego zadania zazwyczaj jest dłuższy niż suma czasów pierwszego i drugiego. Ilość popełnionych błędów w trzecim zadaniu jest wyższa niż suma błędów z zadania pierwszego i drugiego. Dlaczego tak się stało? Bo w trzecim zadaniu mózg Uczestnika musiał się nieustannie przełączać pomiędzy zadaniem czytania wyrazu (czynność zautomatyzowana). Konkretnie świadomym nie wypowiadaniu tego co przeczytał na głos, a rozpoznawaniem koloru atramentu i wypowiadaniem tej nazwy na głos. Mamy tu więc dwa równoczesne procesy. Pierwszy polega na zablokowaniu automatyzmu czytania a drugi na rozpoznaniu i wypowiedzeniu nazwy koloru. Mózg musi się najpierw skupić na zablokowaniu automatyzmu czytania. Następnie przerzucić się na rozpoznanie koloru atramentu i podanie prawidłowej odpowiedzi. I tak 49 razy. To ćwiczenie daje Uczestnikom znacznie więcej niż kilkugodzinny wykład z neuropsychologii. Pozwala im bowiem na własnej skórze doświadczyć skutków wielozadaniowości: zmęczenie, wrażliwość na bodźce rozpraszające, stres. Ponadto finalnie dłuższy czas wykonania zadania oraz znacząco większą ilość błędów.
WYPADKI
Według badań przeprowadzonych przez ITS (Instytut Transportu Samochodowego) w 2014 roku na próbie ponad 100 tysięcy kierowców oraz na podstawie informacji ze statystyk policyjnych okazuje się, że nawet co czwarty wypadek na polskich drogach spowodowany jest rozmową telefoniczną. I wcale nie chodzi tu o rozmowy z telefonem trzymanym przy uchu. Chodzi o rozmowy prowadzone przy wykorzystaniu zestawów słuchawkowych albo głośnomówiących. Po prostu skupiając się na rozmowie polegamy na wyuczonych automatyzmach. Ile razy zdarzyło nam się skręcić za późno albo w niewłaściwy zjazd tylko dlatego, że za bardzo pochłonęła nas rozmowa? Również wg ITS rozmowa przez telefon w czasie jazdy sprawia zagrożenie porównywalne z prowadzeniem pojazdu z 1 promilem alkoholu we krwi.
To samo dotyczy również pieszych. Wtargnięcia na pasy na czerwonym świetle czy wejście pod tramwaj to zdarzenia, które mają miejsce coraz częściej.
MODA
Nie wiem Drogi Czytelniku, czy Ty należysz do grona osób, które szczycą się swoim multitaskingiem, ale jeśli tak to nie ma w tym nic dziwnego. Panuje bowiem swoista moda na zajętość. Meetupy, konferencje, wykłady, szkolenia, spotkania biznesowe, a także codzienna praca za biurkiem naznaczone są ciągłym uciekaniem uwagi do innych zadań. Wszędzie jest mnóstwo dystraktorów, a my czujemy się w obowiązku być ze wszystkim on-line. Wiedzieć wszystko na bieżąco i być z każdym w kontakcie. Nawet na urlopie musimy być on-line i kiedy „odpoczywamy” na plaży właściwie nie patrzymy ani na morze, ani na niebo, ani na piasek tylko na ekran monitora. Kluczowym aspektem hotelu, w którym zamierzamy „odpocząć” jest dostęp do Wi-Fi. Odpoczywamy równocześnie pracując. Niestety, ani nie odpoczywamy ani nie pracujemy.
Ostatnio w jednej dużej firmie wprowadziliśmy dwugodzinny dzień pracy. Pracowaliśmy z managerami nad tym by tak zaplanować dzień by każdy pracownik (biurowy) miał dokładnie 2 godziny czasu bez dystraktorów. Czasu, w którym będzie mógł się skupić na zadaniach. Dlaczego? Dlatego, że gdyby z całego dnia „pracy” współczesnego pracownika, managera, czy właściciela firmy wycisnąć esencję czyli efektywną pracę to będzie jej właśnie tyle – dwie godziny. Dwie godziny okupione stresem, zmęczeniem i brakiem chwili oddechu przez otaczające je 6 godzin nieefektywnej, wielozadaniowej pracy.
Czy można temu jakoś zaradzić?
PRIORYTET
Słowo „priorytet” do języka angielskiego zostało wprowadzone w XV wieku, miało wyłącznie liczbę pojedynczą i oznaczało pierwszą lub wcześniejszą rzecz (very first or prior thing). Ten stan rzeczy utrzymał się do XX wieku kiedy to zaczęto mówić o „priorytetach”. I teraz już nie mamy priorytety tylko priorytety. Nie ma jednej najważniejszej rzeczy w naszym życiu czy naszym biznesie, tylko jest mnóstwo najważniejszych spraw. Właściwie każda jest tak samo najważniejsza. Z pomocą przychodzi nam klasyczna Matryca Eisenhowera. Proste narzędzie, które pozwala nam podzielić zadania na ważne i pilne. I kiedy dokonamy takiego podziału, w kolejnym kroku skreślamy wszystkie zadania nieważne! To jest najtrudniejszy moment – świadomie pogodzić się z tym, że wielu rzeczy się nie zrobi. Drugi krok to takie planowanie pracy by nie było zadań pilnych! Ale to temat na osobny artykuł…
POMODORO
To narządzie wprowadzone przez Francesco Cirillo w latach 80tych. Genialne w swej prostocie. Wymuszające na nas skupienie się na określonym zadaniu przez określony czas. Klasycznie mamy podział na 25 minutowy okres skupienia i 5 minutowy okres przerwy. W okresie skupienia wyłączamy (nie wyciszamy, tylko wyłączamy!) telefony, na komputerze wyłączamy wszystkie aplikacje (poza tą w której pracujemy), najlepiej byłoby w ogóle na ten czas odciąć Internet. Choć czasami przydaje się do pracy, więc wtedy musi zostać – ale tylko do wykonywania czynności związanych bezpośrednio z zadaniem. W tym czasie nikt nie ma prawa do nas przyjść, wpaść, tylko się zapytać, po prostu nas nie ma – wykonujemy zadanie. A w przerwie – no cóż wtedy możemy sprawdzić, czy świat się nie zawalił, czy nasi znajomi z Facebooka nadal nas lubią i czy w ciągu ostatnich 25 minut nasza apaszka nie wyszła przypadkiem z mody.
Serdecznie zachęcam do zapoznania się z narzędziem i z wdrożeniem go do codziennej pracy.
POINTA
Bycie multitaskerem to nic innego jak ładne określenie na osobę totalnie nieefektywną, aktywnie pozorującą pracę, nie nadającą się do realizacji jakichkolwiek celów biznesowych. Multitaskerów należy omijać szerokim łukiem, nie współpracować z nimi, nie zatrudniać, nie robić z nimi żadnych interesów. Wielozadaniowość to „choroba” to „uzależnienie”. Można je leczyć, ale wymaga to ogromnej siły woli potrzebnej do decyzji o zerwaniu, z jakże atrakcyjnym, nałogiem jakim jest postrzeganie samego siebie jako świetnie zorganizowaną, wykonującą wiele czynności na raz osobą.
Leave A Reply